Tietosuoja

Viimeksi muutettu 26.04.2023

Tietosuojaselosteen soveltaminen

  1. Tämä tietosuojaseloste (jäljempänä: Tietosuojaseloste) koskee kaikkia tapauksia, joissa Hessnery OÜ (jäljempänä: Hessnery) käsittelee luonnollisten henkilöiden (jäljempänä: Rekisteröity) henkilötietoja rekisterinpitäjänä tarjotessaan majoituspalveluja taloudellisen ja ammatillisen toimintansa puitteissa (jäljempänä: Majoituspalvelut).
  2. Majoituspalvelujen puitteissa Hessnery mahdollistaa luonnollisten ja oikeushenkilöiden solmia kanssaan sopimuksen Hessnery Residences -majoituksen käytöstä luonnollisten henkilöiden toimesta (jäljempänä: Käyttäjät) verkkosivustonsa ja varausjärjestelmänsä kautta (jäljempänä yhdessä: Varausjärjestelmä).
  3. Hessnery on sitoutunut suojaamaan ja kunnioittamaan Rekisteröityjen yksityisyyttä. Lue tämä Tietosuojaseloste huolellisesti ymmärtääksesi Hessneryn säännöt ja käytännöt henkilötietojen käsittelyssä.
  4. Tietosuojaseloste on voimassa yllä mainitusta päivämäärästä alkaen. Hessnery voi yksipuolisesti muuttaa ja täydentää Tietosuojaselostetta. Hessnery ilmoittaa Rekisteröidyille Tietosuojaselosteen muutoksista asettamalla ne saataville verkkosivustollaan (tai muulla Hessneryn harkitsemalla tavalla).

Rekisterinpitäjä

  1. Rekisteröityjen henkilötietojen rekisterinpitäjä on Hessnery OÜ, rekisterikoodi 12532251, osoite Pärnu mnt 146, Tallinna 11317, Harjumaa.
  2. Kaikissa Tietosuojaselostetta ja henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä Hessneryyn lähettämällä tiedustelun sähköpostitse osoitteeseen info@hessnery.ee.

Mitä henkilötietoja käsitellään ja mihin tarkoitukseen

  1. Hessnery kerää ja käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
  2. Majoituspalvelujen tarjoamiseksi, mihin sisältyy viestintä Rekisteröidyn kanssa;
  3. viestintään mahdollisen asiakkaan kanssa Majoituspalvelujen tulevaan tarjoamiseen liittyen, jos Rekisteröity on ilmaissut halunsa tähän;
  4. uutisten, erikoistarjousten ja yleisen Majoituspalveluja koskevan tiedon lähettämiseksi Käyttäjälle, ellei Käyttäjä ole kieltäytynyt vastaanottamasta tällaisia tietoja;
  5. Majoituspalvelujen parantamiseksi ja kehittämiseksi;
  6. Hessneryn Viron tasavallassa voimassa olevassa lainsäädännössä ja sopimuksessa säädettyjen oikeuksien toteuttamiseksi;
  7. Viron tasavallassa voimassa olevasta lainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi, mukaan lukien majoitusliikkeeseen sovellettavien velvoitteiden täyttämiseksi.
  8. Hessnery kerää ja käsittelee seuraavia henkilötietoja:
  9. Majoituspalvelujen tarjoamiseksi (kohdassa 3.1(a) määritetty tarkoitus):
  10. Etu- ja sukunimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero), henkilötunnus ja/tai syntymäaika, henkilöllisyystodistuksen jäljennös, ajoneuvon rekisterinumero, maksutiedot;
  11. kielimieltymys ja sukupuoli laadukkaampien Majoituspalvelujen tarjoamiseksi;
  12. Majoituspalvelujen käyttöä koskevat erityisehdot, kuten ajanjakso, jonka aikana Majoituspalveluja tarjotaan, sisään- ja uloskirjautumispäivät, vuokrattavan majoituksen tyyppi, rakennukseen ja huoneeseen tutustumiseen käytettävissä oleva aika, lisäpalveluja koskevat tiedot jne.;
  13. turvakameratallenteet (vain kuva, ei ääntä) ja kulunvalvontajärjestelmän lokit Käyttäjän ja hänen omaisuutensa turvallisuuden varmistamiseksi;
  14. hätätilanteessa avun antamista varten hätäyhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja suhde Käyttäjään;
  15. muut henkilötiedot, jotka Käyttäjä voi vapaaehtoisesti antaa Majoituspalveluihin liittyen, kuten kysymykset ja kommentit.
  16. viestintään mahdollisen asiakkaan kanssa (kohdassa 3.1(b) määritetty tarkoitus): henkilön vapaaehtoisesti antamat tiedot, jotka ovat yleensä etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite.
  17. Majoituspalveluja koskevien uutisten, erikoistarjousten ja yleisen tiedon lähettämiseksi (kohdassa 3.1(c) määritetty tarkoitus): etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite.
  18. Majoituspalvelujen parantamiseksi ja kehittämiseksi (kohdassa 3.1(d) määritetty tarkoitus): ensisijaisesti Käyttäjän vapaaehtoisesti antamat tiedot, kuten hänen palautteensa Majoituspalveluista, sekä muut edellä luetellut henkilötiedot Majoituspalveluihin tehtävistä muutoksista riippuen. Yleensä henkilötiedot pseudonymisoidaan tässä tapauksessa.
  19. Hessneryn oikeuksien käyttämiseksi ja suojaamiseksi (kohdassa 3.1(e) määritetty tarkoitus): mikä tahansa edellä mainituista henkilötiedoista, jotka määritetään Hessneryn soveltaman erityislain mukaisesti.
  20. Voimassa olevasta lainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi (kohdassa 3.1(f) määritetty tarkoitus):
  21. Viron tasavallassa säädetyn lakisääteisen velvoitteen mukaisesti (saatavilla: https://www.riigiteataja.ee/akt/104122020003?leiaKehtiv; jäljempänä: TourA) Käyttäjän henkilöllisyys- tai matkustusasiakirjan jäljennös sekä etu- ja sukunimi, syntymäaika, kansalaisuus, asuinmaa, Majoituspalvelujen tarjoamisen ajankohta, matkan tarkoitus, Käyttäjän mukana majoittuvien alaikäisten lasten lukumäärä ja TourA:ssa säädetyissä tapauksissa matkustusasiakirjan tyyppi, numero ja myöntämismaa (tässä tarkoituksessa Käyttäjän alaikäisen lapsen osalta kerätään ainoastaan Käyttäjän henkilöllisyys- tai matkustusasiakirjan jäljennöksessä olevat henkilötiedot);
  22. muut edellä luetellut henkilötiedot, jotka määritetään sen erityisen velvoitteen mukaisesti, jonka Hessneryn on täytettävä.
  23. Pääsääntöisesti Käyttäjän henkilötietojen antaminen on välttämätöntä Majoituspalvelujen tarjoamiseksi, ja jos Käyttäjä kieltäytyy antamasta tällaisia henkilötietoja, Hessnery voi evätä tai rajoittaa Käyttäjän oikeutta käyttää Majoituspalveluja.
  24. Pääsääntöisesti Hessnery kerää henkilötiedot suoraan Rekisteröidyltä itseltään, lukuun ottamatta:
  25. tilannetta, jossa Rekisteröidyn henkilötiedot kerätään toiselta henkilöltä, jolla on siihen oikeus (esim. henkilöltä, joka on suorassa yhteydessä solmiessaan sopimusta Hessneryn kanssa);
  26. henkilötietoja, jotka Hessnery kerää itsenäisesti Rekisteröidystä (esim. turvakameratallenteet, kulunvalvontajärjestelmien lokit jne.).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

  1. Hessnery käsittelee Käyttäjän henkilötietoja, koska se on välttämätöntä Majoituspalvelujen tarjoamiseksi (kohdassa 3.1(a) määritetty tarkoitus) tai Rekisteröidyn pyynnön mukaisten Majoituspalvelujen tarjoamista edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi (kohdassa 3.1(b) määritetty tarkoitus). Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Rekisteröidyn myötävaikutuksella tehdyn sopimuksen täytäntöönpano tai Rekisteröidyn pyynnön mukaisten sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen.
  2. Siltä osin kuin Hessnery käsittelee henkilötietoja Majoituspalveluja koskevien uutisten, erikoistarjousten ja yleisen tiedon lähettämiseksi (kohdassa 3.1(c) määritetty tarkoitus), henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Hessneryn oikeutettu etu pitää Käyttäjä ajan tasalla Majoituspalveluihin liittyvistä uutisista, erikoistarjouksista ja yleisestä tiedosta. Käyttäjällä on aina mahdollisuus peruuttaa tällaisten ilmoitusten tilaus (esim. kunkin sähköpostin alareunassa oleva peruutuspainike). Jos Käyttäjä kieltäytyy vastaanottamasta ilmoituksia, Hessnery ei enää lähetä tällaisia tietoja eikä käsittele hänen henkilötietojaan tähän tarkoitukseen.
  3. Siltä osin kuin Hessnery käsittelee henkilötietoja Majoituspalvelujen parantamiseksi ja kehittämiseksi (kohdassa 3.1(d) määritetty tarkoitus), henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Hessneryn oikeutettu etu parantaa Majoituspalvelujen tarjoamista ja niiden laatua. Hessnery ei voi tarjota parhaita ja nykyaikaisimpia majoituspalveluja tekemättä tarvittavia parannuksia.
  4. Siltä osin kuin Hessnery käsittelee henkilötietoja hätätilanteissa Rekisteröidyn turvallisuuden varmistamiseksi (kohdassa 3.2(a)v määritetty tarkoitus), henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Rekisteröidyn myötävaikutuksella tehdyn sopimuksen täytäntöönpano ja Rekisteröidyn elintärkeiden etujen suojaaminen.
  5. Lisäksi Hessnery käsittelee henkilötietoja Viron tasavallassa voimassa olevasta lainsäädännöstä ja sopimuksista johtuvien Hessneryn oikeuksien käyttämiseksi ja suojaamiseksi (kohdassa 3.1(e) määritetty tarkoitus). Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Hessneryn rekisterinpitäjänä oleva oikeutettu etu. Hessneryn oikeutettu etu on puolustaa oikeuksiaan parhaaksi katsomallaan tavalla.
  6. Hessnery käsittelee henkilötietoja myös Viron tasavallassa voimassa olevasta lainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi (kohdassa 3.1(f) määritetty tarkoitus). Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Hessneryn rekisterinpitäjänä ja/tai majoitusliikkeenä olevien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.

Henkilötietojen siirto kolmansille osapuolille

  1. Hessnery ei siirrä Rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta:
  2. palvelukumppaneille, jotka tarjoavat pilvipalvelinpalveluja, joissa henkilötietoja säilytetään ja käsitellään (esim. Elkdata OÜ, perustettu Virossa; ja Microsoft Corporation, perustettu Yhdysvalloissa);
  3. palvelukumppaneille, jotka tarjoavat ohjelmistokehityspalveluja käsittelemällä Hessneryn Varausjärjestelmän kautta välitettyjä henkilötietoja (esim. LaFamilia OÜ, perustettu Virossa; Bonefarm OÜ, perustettu Virossa);
  4. palvelukumppaneille, jotka hallinnoivat ja säilyttävät Hessneryn ja Rekisteröidyn välillä solmittuja ja siirrettyjä sopimuksia ja käsittelevät siten sopimuksissa olevia henkilötietoja (esim. Moderan Solutions OÜ, perustettu Virossa; Saago Tech OÜ, perustettu Virossa);
  5. palvelukumppaneille, jotka vastaavat Hessneryn rakennuksen turvajärjestelmien ja käyttöoikeuksien toiminnasta käsitellen henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä kyseisen järjestelmän toiminnalle (esim. Viking Security AS, perustettu Virossa);
  6. palvelukumppaneille, jotka vastaavat Hessneryn rakennuksen ovien ja kulunvalvontajärjestelmien sekä käyttöoikeuksien toiminnasta käsitellen henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä kyseisen järjestelmän toiminnalle (esim. Valnes AS, perustettu Virossa);
  7. palvelukumppaneille, jotka tarjoavat sähköpostipalvelinpalveluja (esim. Microsoft Corporation, perustettu Yhdysvalloissa);
  8. palvelukumppaneille, jotka luovat ja välittävät laskuja automaattisesti Hessneryn puolesta käsitellen laskuissa olevia henkilötietoja (esim. Excellent Business Solutions Eesti AS, perustettu Virossa);
  9. palvelukumppaneille, jotka tarjoavat taloudellisen vakuuden palvelua käsittelemällä Rekisteröidyn henkilötietoja talletuksen yhteydessä (esim. RendIn OÜ, perustettu Virossa);
  10. palvelukumppaneille, jotka tarjoavat perintäpalveluja käsittelemällä henkilötietoja velkojen perimiseksi (palvelukumppani yksilöidään palvelua käytettäessä – siihen asti henkilötietoja ei siirretä);
  11. palvelukumppaneille, jotka tarjoavat Hessnerylle sähköisten maksujen suorittamisen palvelua (esim. Swedbank AS, perustettu Virossa);
  12. palvelukumppaneille, jotka tarjoavat Käyttäjän omaisuuden säilytyspalvelua, jos tilanne sitä edellyttää (esim. Minilaod OÜ, perustettu Virossa; Adduco OÜ, perustettu Virossa).
  13. Kaikkien kohdassa 5.1 tarkoitettujen käsittelijöiden on varmistettava henkilötietojen suoja henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti. Kun henkilötietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle (esim. Microsoft Corporation, Yhdysvalloissa perustettu yhtiö), käytössä ovat asianmukaiset suojatoimet, jotka ovat Euroopan unionin tietosuojavaatimusten mukaisia.
  14. Hessnerylla on myös oikeus luovuttaa Rekisteröidyn henkilötietoja viranomaiselle, jolla on Viron tasavallassa voimassa olevan lainsäädännön mukaan oikeus vaatia Hessneryä luovuttamaan käsittelemänsä henkilötiedot, ja jos Hessnery on velvollinen luovuttamaan henkilötiedot tällaiselle viranomaiselle.

Henkilötietojen säilyttäminen

  1. Hessnery käsittelee ja säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi – kun tarkoitus on täytetty, henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
  2. Hessnery käsittelee ja säilyttää henkilötietoja seuraavasti:
  3. enintään 30 päivää Majoituspalvelujen tarjoamisen päättymisen jälkeen, jos henkilötietoja käsitellään Majoituspalvelujen tarjoamiseksi (kohdassa 3.1(a) määritetty tarkoitus);
  4. enintään 30 päivää viimeisestä yhteydenotosta Rekisteröityyn siltä osin kuin Hessnery säilyttää Rekisteröidyn henkilötietoja Rekisteröidyn pyynnön mukaisten sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen liittyen (kohdassa 3.1(b) määritetty tarkoitus);
  5. enintään 1 vuosi Majoituspalvelun tarjoamisen päättymisen jälkeen tai käsittelyn peruuttamiseen asti (sen mukaan, kumpi tapahtuu ensin) siltä osin kuin Hessnery käsittelee henkilötietoja uutisten, erikoistarjousten ja yleisen tiedon lähettämiseksi (kohdassa 3.1(c) määritetty tarkoitus);
  6. enintään 30 päivää Majoituspalvelujen tarjoamisen päättymisen jälkeen, jos henkilötietoja käsitellään Majoituspalvelujen kehittämiseksi (kohdassa 3.1(d) määritetty tarkoitus);
  7. enintään 3 vuotta Majoituspalvelujen tarjoamisen päättymisen jälkeen tai kyseisen vaadeoikeuden vanhentumisaikaan asti (oikeudellisten vaateiden vanhentumisaika on yleensä 10 vuotta) siltä osin kuin Hessnery käsittelee henkilötietoja Hessneryn oikeuksien käyttämiseksi ja suojaamiseksi (kohdassa 3.1(e) määritetty tarkoitus);
  8. enintään 3 vuotta Majoituspalvelujen tarjoamisen päättymisen jälkeen (tai muun laissa säädetyn ajan) siltä osin kuin Hessnery käsittelee henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi (kohdassa 3.1(f) määritetty tarkoitus).
  9. Pääsääntöisesti turvakameratallenteita säilytetään enintään 2 kuukautta, lukuun ottamatta tilannetta, jossa Hessnery käsittelee turvakameratallenteita Hessneryn oikeuksien käyttämiseksi ja suojaamiseksi (kohdassa 3.1(e) määritetty tarkoitus) tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi (kohdassa 3.1(f) määritetty tarkoitus), jolloin turvakameratallenteita säilytetään, kunnes tarve lakkaa olemasta.
  10. Henkilötiedot, jotka Hessnery kerää ja käsittelee majoitusliikkeenä TourA:n mukaisesti, säilytetään lain mukaisesti enintään 2 vuotta tällaisten tietojen rekisteröintipäivästä.
  11. Kirjanpidon tositteissa olevat henkilötiedot säilyttää Hessnery 7 vuotta sen tilikauden päättymisestä, johon ne liittyvät.

Rekisteröidyn oikeudet

  1. Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä milloin tahansa Hessneryn puoleen vastaavalla yksinkertaisella kirjallisella ja vapaamuotoisella pyynnöllä sähköpostiosoitteeseen info@hessnery.ee seuraavia tarkoituksia varten:
  2. pyytää pääsyä Rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin;
  3. pyytää henkilötietojen oikaisemista;
  4. pyytää henkilötietojen poistamista;
  5. rajoittaa henkilötietojen käsittelyä;
  6. vastustaa henkilötietojen käsittelyä;
  7. pyytää henkilötietojen siirtämistä;
  8. pyytää, ettei Rekisteröityä koskevaa päätöstä tehdä automaattiseen käsittelyyn perustuen, jos sellaista tehdään;
  9. peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn, jos se on annettu;
  10. tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, lisätietoja: https://www.aki.ee/en; tai ota yhteyttä: info@aki.ee).